Texto extraído do blog do Professor Jóris Marengo
Aprendendo a escolher
Uma reflexão importante é que o tempo, em si, não pode ser controlado. O que poderá se desenvolver é a habilidade de priorizar apenas aqueles eventos (uma pouca quantidade, na verdade) sobre os quais pode aplicar sua influência.
Viver é escolher. Sendo assim, temos que aplicar uma escala de valores¸ de valências para nossas tarefas, sejam elas lazer, trabalho ou descanso, para sabermos o que vamos realizar em primeiro lugar.
Portanto, a pergunta que devemos fazer, não é “o que vou fazer?”, mas sim “o que vou realizar primeiro?”.
Datas-limites
Inicialmente, precisa-se definir quais são as ações onde deseja aplicar datas-limites.Assinalar um prazo a uma tarefa implica em movimentar uma quantidade grande de energia para concluí-la dentro do espaço de tempo estabelecido. Daí a importância de planificar todas as tarefas dentro do tempo (segundo, minuto, hora, dia, semana, mês ou ano), de maneira que jamais possa ser atropelado pela quantidade e sobreposições de compromissos dentro de um mesmo espaço-tempo. Também deve aprender a visualizar e identificar os vários desdobramentos que envolvem a execução e conclusão de uma tarefa, de forma a inserir sobre ela uma data-limite viável. É importante compreender que a data-limite jamais indica o momento de começar uma tarefa, mas sim o seu prazo de validade.
Cumprir prazos desenvolve confiabilidade e respeito por parte dos clientes e fornecedores, internos e externos, amplia internamente, auto-estima, poder de foco, confiança e eficácia.
Compromissos e tarefas
A totalidade de ações que compreendem a nossa agenda diária envolve tarefas e compromissos. A diferença entre os dois é que o segundo tem hora para se iniciar, enquanto as tarefas, embora possam ter ou não uma data-limite, não tem horário para começar. A administração do tempo inclui saber separar o que é tarefa de umcompromisso, assim como priorizá-los. Outro aspecto fundamental é distribuir as duas modalidades de ações dentro do dia, de forma a não se sobrecarregar e deixar espaço para os imprevistos, aquelas ocorrências sobre as quais não conseguimos ter controle e que são inevitáveis.
Aplicando valências às ações
A nossa capacidade de separar tarefas e compromissos, assim como de colocardatas-limites, não significará nada se ele não sobrepuser valores diferentes às ações diárias. Para auxiliar-lo, podemos aplicar uma ferramenta muito inteligente e largamente utilizada em treinamentos de gestão do tempo: o quadrante ou matriz de prioridades.
Inicia-se o estudo do quadrante de prioridades entendendo a diferença entre o que éurgente e o que é importante. É que o primeiro sempre tem uma data-limite e o segundo, valor. Fica aqui o alerta no jeito como lidamos com prazos. Como prazos sempre geram ansiedade e esta reduz a eficiência, é fundamental realizar nossas ações dentro de um tempo racionalmente viável e disciplinar sua execução em etapas diárias, de forma contínua e sem sobrecarregar e pressionar.
O quadrante A é o quadrante da crise e dos projetos com data marcada onde são colocadas todas as ações com prazo e valor. Elas não devem envolver mais do que 10% do total dos compromissos diários, pois se caracterizam por exigir enorme demanda de energia. Se estas atividades ocuparem um percentual maior do que o assinalado acima, sinaliza claramente a falta de planejamento.
O quadrante B é o da qualidade de vida e da eficácia, envolvendo execução antecipada de etapas de projetos, prevenção à urgência, controle de resultados, projetos de longo prazo etc. Deve-se concentrar 80% do seu tempo neste quadrante. Ela é fruto do planejamento de tarefas, onde estas são seccionadas em etapas e trabalhadas de forma contínua, produzindo conforto, controle sobre o tempo e redução drástica de tarefas urgentes.
O quadrante C inclui as atividades urgentes, mas não importantes. É aquele quadrante que normalmente ocupa o maior tempo disponível no agendamento diário, e é fruto da falta do conceito de prioridades. Literalmente, as atividades inseridas neste quadrante, roubam o tempo, comprometendo a produtividade e eficácia. Devem ser excluídas, delegadas ou reduzidas.
O último quadrante, D, assinala as ações que não são urgentes ou importantes e, portanto, são babsolutamente deletáveis.
Aprendendo a ordenar por prioridade
Olhando para a sua agenda diária, na posse dos conceitos dos quadrantes, fica fácil ordenar as tarefas e compromissos. Primeiro, distribua os inúmeros compromissos etarefas diárias dentro de categorias, tais como e-mails, projetos de longo prazo, cuidados com o corpo, telefonemas, reuniões etc e depois ordene as ações de cada categoria:
Tipo A : tarefas e compromissos importantes e urgentes.
Tipo B : tarefas e compromissos que são importantes mas não são urgentes.
Tipo C : tarefas e compromissos urgentes, mas não são importantes.
Planejamento diário e semanal
Ao estudar o gerenciamento do tempo, inevitavelmente, descubrirá que não basta agregar valor, ordenação ou datas-limites às suas ações. É preciso planejar. Planejar consiste em reunir, alinhar e potencializar todas as ferramentas físicas e cognitivas à sua disposição, colocando-as num encadeamento lógico com o intuito de efetivamente atingir metas.
Planejar desenvolverá uma visão macro do tempo, com metas e objetivos muito claros para a vida profissional, afetiva, biológica, etc. Estas metas de longo prazo são detalhadas em etapas intermediárias, e executadas em segmentos temporais diários, semanais e mensais.
Aplicando uma estratégia de planejamento a uma meta, aumentará muito a probabilidade de que as coisas dêem certo, pois estará reduzindo substancialmente as inevitáveis situações inesperadas, passando a controlar todas as etapas do empreendimento.
Ao fazer o seu planejamento pessoal de tempo, deve-se ir além de um planejamento diário. Afinal, ater-se apenas às ações diárias prioriza as urgências, enquanto uma organização semanal de tarefas e compromissos foca a importância. O planejamento semanal amplia a nossa visão do tempo, proporcionando uma perspectiva de nossas ações a longo prazo, reduzindo as situações de pressão e urgência e adicinando qualidade de vida ao cotidiano.
Instrumentos de gestão do tempo
Deixamos, intencionalmente, a descrição das ferramentas físicas de organização do dia-a-dia como último tópico deste capítulo, de forma a quebrar o paradigma de que para administrar o tempo basta ter uma agenda.
Escolher o seu modelo de agenda é a última coisa a ser ser feita, depois de ter introjetado os conceitos da otimização do tempo. Afinal, uma agenda é muito mais do que anotar compromissos e tarefas. É um veículo para nortear nosso cotidiano, planificando e efetivando sonhos, transformando-os em metas e gerenciando nossa qualidade de vida.
Existe hoje no mercado uma série de opções: agendas de papel ou eletrônica, ou na forma de programas (software) instalados no seu smartphone, notebook ou desktop.
Todas elas tem vantagens e desvantagens. As agendas de papel, na sua grande maioria, pobres na sua apresentação gráfica, grandes e pesadas, são ideais para aquelas pessoas que não tem compatibilidade com computadores. Escolha uma agenda pequena, de bom tamanho e uma lógica de planejamento diário muito inteligente.
As agendas eletrônicas instaladas em desk tops são ótimas, oferecendo todos os recursos modernos de gestão de compromissos, com uma ótima interface, facílima visualização devido ao tamanho dos monitores, acesso rápido, integração com outros recursos como e-mails, mas com um grande inconveniente: não oferece portabilidade. O ideal é estarem vinculadas a um handheld. Entre os softwares, sugerimos três:Franklin Covey Planplus, Lótus Organizer e o Outlook, agenda incluída no pacote Windows.
As agendas eletrônicas apresentam poucos recursos e seu manuseio é lento, sendo as menos indicadas.
Finalmente temos os smartphones, que oferecem velocidade de acesso, portabilidade, são leves, oferecem recursos infinitos, compatibilidade com uma imensa gama de programas, pecando apenas pela visibilidade, mas ainda assim, se constituindo no melhor recurso à sua disposição. Existem dezenas de modelos à disposição. Deve-se escolher aquele que preenche às nossas necessidades.
Uma pequena estória
Um homem passou toda a sua vida acumulando riqueza.
Um dia, já aos 90 anos, percebeu que tinha tudo que o dinheiro podia comprar e decidiu que merecia estender a sua vida, para poder desfrutá-la e compensar 50 anos de trabalho exaustivo.
Contratou os maiores engenheiros genéticos, geriatras e neurocientistas do mundo para ampliar o tempo de vida do seu corpo.
Porém seus cientistas lhe disseram que todo o conhecimento que não eram capazes de mudar o destino do homem.
Desesperado, o homem resolveu consultar o ser humano mais sábio do planeta. Talvez ele tivesse uma saída.
Marcou uma entrevista com o sábio. Colocou aos pés dele tudo que havia sobrado da sua fortuna, e que representava ainda muito dinheiro.
- Grande sábio. Durante toda a minha vida só trabalhei. Agora quero viver para desfrutar do que o meu trabalho me rendeu. Mas meus médicos me disseram que todo o conhecimento que eles têm não é capaz de me dar mais tempo de vida. O sábio o olhou no fundo dos olhos… Olhou a riqueza aos seus pés… Olhou novamente nos olhos do homem e falou.
- Gostaria muito de poder ajudá-lo. Se tivesse vindo alguns anos mais cedo, eu teria lhe dito que a maior riqueza que um homem tem é seu corpo e seu tempo. Cuidar dos dois deve ser a nossa prioridade. Mas no crepúsculo da existência, a única coisa que posso lhe sugerir é que tenha a dignidade necessária para aceitar o que a vida lhe deu e tirou. Afinal foram as suas escolhas. E até porque não dá para comprar otempo, pois a morte não vende.
Fonte: http://blogdojojo.com/2011/o-corpo-e-o-tempo-5a-parte-os-inimigos-da-qualidade-de-vida/
